Sebelum Membuat Excel, Pahami Dulu Masalah yang Ingin Diselesaikan
Banyak orang ketika membutuhkan Excel langsung berpikir:
“Saya butuh dibuatkan file Excel.”
Atau:
“Tolong buatkan Excel untuk penjualan.”
“Saya butuh Excel untuk stok.”
“Bisa dibuatkan dashboard?”
Permintaan seperti itu memang terlihat sederhana. Tetapi sebenarnya masih ada satu hal penting yang belum terjawab:
Masalah apa yang sebenarnya ingin diselesaikan?
Excel yang baik bukan sekadar workbook yang berisi banyak sheet, formula, tabel, atau dashboard.
Excel yang baik adalah Excel yang membantu menyelesaikan kebutuhan pengguna.
1. Jangan Mulai dari Formula
Kesalahan yang cukup umum ketika membuat workbook Excel adalah langsung memikirkan:
- Formula apa yang digunakan?
- Berapa banyak sheet yang diperlukan?
- Apakah menggunakan XLOOKUP?
- Apakah menggunakan SUMIFS?
- Bagaimana membuat PivotTable?
- Bagaimana membuat dashboard?
Pertanyaan-pertanyaan tersebut memang penting.
Tetapi sebaiknya muncul setelah kebutuhan sudah dipahami.
Karena formula hanyalah alat.
Yang lebih penting adalah memahami apa yang ingin dicapai dengan menggunakan alat tersebut.
2. Mulai dari Masalah
Misalnya seseorang mengatakan:
“Saya membutuhkan Excel untuk mengelola stok.”
Kalimat tersebut belum cukup untuk menentukan bentuk workbook.
Kita perlu memahami lebih jauh.
Misalnya:
- Barang apa yang dikelola?
- Berapa banyak jenis barang?
- Dari mana data barang berasal?
- Apakah ada transaksi pembelian?
- Apakah ada transaksi penjualan?
- Apakah ada barang masuk dan barang keluar?
- Apakah stok perlu dihitung berdasarkan FIFO?
- Apakah ada minimum stock?
- Siapa yang akan menggunakan workbook?
- Apakah laporan stok diperlukan setiap hari, setiap minggu, atau setiap bulan?
Dari pertanyaan tersebut kita mulai memahami proses dan kebutuhan sebenarnya.
3. Memahami Siapa Penggunanya
Workbook Excel yang digunakan oleh satu orang belum tentu cocok untuk sebuah tim.
Misalnya sebuah workbook digunakan oleh:
- Admin
- Sales
- Warehouse
- Finance
- Manager
Masing-masing pengguna dapat memiliki kebutuhan informasi yang berbeda.
Admin mungkin membutuhkan form input.
Warehouse membutuhkan informasi stok.
Finance membutuhkan nilai persediaan.
Manager mungkin hanya membutuhkan ringkasan dan dashboard.
Karena itu, siapa yang menggunakan Excel juga menjadi bagian penting dalam merancang solusi.
4. Pahami Data yang Tersedia
Solusi Excel juga sangat bergantung pada data yang tersedia.
Sebelum membuat workbook, perlu diketahui:
Data apa yang sudah tersedia?
Misalnya untuk penjualan:
- Tanggal transaksi
- Nomor transaksi
- Pelanggan
- Produk
- Jumlah
- Harga
- Diskon
- Total penjualan
Tetapi mungkin data yang tersedia masih berupa file Excel yang berbeda-beda.
Bisa juga data berasal dari:
- Input manual
- Sistem lain
- Laporan marketplace
- Database
- File CSV
Struktur dan sumber data tersebut akan memengaruhi bagaimana workbook Excel sebaiknya dirancang.
5. Tentukan Informasi yang Dibutuhkan
Data dan informasi bukan hal yang sama.
Data transaksi mungkin berjumlah ribuan baris.
Tetapi pengguna mungkin hanya membutuhkan informasi seperti:
- Total penjualan
- Penjualan per produk
- Penjualan per periode
- Produk dengan penjualan tertinggi
- Stok tersedia
- Nilai persediaan
- Laba
- Pencapaian target
Artinya, kita perlu mengetahui:
Informasi apa yang sebenarnya dibutuhkan dari data tersebut?
Dari sinilah proses pengolahan, analisis, reporting, dan dashboard mulai dapat dirancang.
6. Pahami Proses Bisnisnya
Excel yang baik seharusnya mengikuti proses kerja pengguna.
Misalnya proses sederhana penjualan:
Pesanan → Penjualan → Pembayaran → Pengiriman → Reporting
Atau proses persediaan:
Pembelian → Barang Masuk → Penyimpanan → Barang Keluar → Stok → Reporting
Dengan memahami alur tersebut, kita dapat menentukan:
- Data apa yang perlu dicatat
- Kapan data dicatat
- Siapa yang mencatat
- Bagaimana data diproses
- Informasi apa yang dihasilkan
Dengan demikian workbook tidak hanya terlihat bagus, tetapi juga sesuai dengan proses kerja.
7. Tentukan Output yang Dibutuhkan
Setelah memahami masalah, pengguna, data, dan proses, berikutnya adalah menentukan output.
Apakah cukup dengan:
Excel sederhana?
Atau membutuhkan:
Excel terstruktur?
Atau:
Reporting dan Dashboard?
Dalam beberapa kasus, Excel memang merupakan solusi yang tepat.
Namun pada kebutuhan yang lebih kompleks, mungkin diperlukan solusi aplikasi yang lebih terstruktur.
Karena itu, jangan menentukan bentuk solusi sebelum memahami kebutuhan.
8. Dari Masalah → Kebutuhan → Solusi
Cara berpikir yang lebih baik adalah:
Masalah
↓
Kebutuhan
↓
Data
↓
Proses
↓
Informasi yang Dibutuhkan
↓
Solusi Excel
Dengan pendekatan seperti ini, kita tidak membuat Excel hanya karena seseorang meminta “file Excel”.
Kita membuat Excel karena ada kebutuhan yang ingin diselesaikan.
9. Excel Mudah Menerapkan Pendekatan Praktis
Di Excel Mudah, kami melihat Excel bukan hanya sebagai kumpulan formula.
Excel dapat digunakan untuk membantu kebutuhan nyata dalam pekerjaan dan bisnis, seperti:
- Pengolahan data
- Reporting
- Data analysis
- Dashboard
- Inventory management
- Financial reporting
- Berbagai kebutuhan bisnis lainnya
Karena itu, sebelum membuat workbook, hal yang penting bukan hanya bertanya:
“Formula apa yang digunakan?”
Tetapi juga:
“Masalah apa yang ingin diselesaikan?”
Dari pertanyaan tersebut kita dapat menentukan bagaimana Excel sebaiknya digunakan.
Kesimpulan
Workbook Excel yang baik tidak selalu berarti workbook yang paling kompleks.
Yang lebih penting adalah apakah workbook tersebut:
- Sesuai dengan kebutuhan
- Mudah digunakan
- Mengikuti proses kerja
- Menghasilkan informasi yang dibutuhkan
- Membantu pengguna menyelesaikan pekerjaannya
Jadi, sebelum membuat Excel, pahami dulu masalah yang ingin diselesaikan.
Karena solusi Excel yang baik dimulai dari memahami masalah, bukan dari formula.
Excel Mudah — Microsoft Excel Training & Business Solutions.
Belajar Excel secara praktis dan aplikatif untuk kebutuhan pekerjaan dan bisnis.